Como organizar o financeiro do seu comércio em 15 minutos por dia

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Categoria: Gestão Financeira \ Escrito por: Equipe Everest Sistemas

Administrar um comércio exige atenção às vendas, clientes, fornecedores, estoque, funcionários e diversas outras tarefas. No meio dessa rotina, é comum que a gestão financeira do comércio seja deixada para depois.

O problema é que vender muito não significa necessariamente ter dinheiro em caixa — e muito menos ter lucro.

Sem um bom controle financeiro, o empresário pode perder a visão das contas a pagar, recebimentos, taxas, despesas e compromissos futuros.

A boa notícia é que organizar as finanças não precisa consumir horas do seu dia. Com uma rotina de apenas 15 minutos diários, já é possível ter uma visão muito mais clara da situação financeira do negócio.

Por que organizar o financeiro do comércio todos os dias?

Imagine que seu comércio tenha faturado R$ 50 mil durante o mês.

Esse número parece ótimo. Mas quanto realmente sobrou?

Para responder, é necessário considerar fornecedores, impostos, funcionários, aluguel, taxas de cartão, despesas operacionais e diversos outros custos.

Também é preciso saber quanto das vendas já entrou na conta e quanto ainda será recebido.

Por isso, lembre-se:

Faturamento não é lucro. E saldo bancário não significa necessariamente dinheiro disponível.

Acompanhar essas informações diariamente permite identificar problemas antes que eles afetem o caixa.

Como organizar o financeiro do comércio em 15 minutos

Uma rotina simples pode ser dividida em cinco etapas de aproximadamente três minutos cada.

1. Confira as vendas do dia

Comece verificando quanto seu comércio vendeu.

Separe as vendas por forma de pagamento:

PIX, dinheiro, cartão de débito, cartão de crédito e vendas a prazo.

Não observe apenas o total vendido. Procure entender quando esse dinheiro estará efetivamente disponível para a empresa.

Uma venda realizada hoje e parcelada no cartão, por exemplo, pode entrar no caixa somente posteriormente.

2. Registre todas as despesas

O próximo passo é conferir tudo o que saiu da empresa naquele dia.

Inclua fornecedores, compras, combustível, manutenção, taxas, pequenas despesas e retiradas.

Um dos erros mais comuns na gestão financeira é registrar apenas as grandes despesas.

Pequenos gastos realizados diariamente podem representar um valor significativo quando somados no final do mês.

Uma regra simples ajuda:

Se saiu dinheiro da empresa, precisa existir um registro.

3. Confira as contas a pagar e a receber

Reserve alguns minutos para verificar os próximos vencimentos.

Quais contas precisam ser pagas?

Quais clientes ainda precisam pagar?

Quais recebimentos estão previstos para os próximos dias?

Um bom controle de contas a pagar e receber permite antecipar problemas e reduz o risco de atrasos, juros e falta de dinheiro no caixa.

4. Compare vendas e recebimentos

Vendeu R$ 10 mil no cartão? Isso não significa necessariamente que R$ 10 mil chegarão à sua conta.

Existem taxas, parcelamentos, antecipações, cancelamentos e estornos.

Por isso, é importante comparar aquilo que foi vendido com aquilo que efetivamente foi recebido.

Essa conferência, conhecida como conciliação financeira, ajuda a identificar diferenças e manter os números da empresa sob controle.

5. Analise o fluxo de caixa dos próximos dias

Antes de terminar sua rotina financeira, responda:

Quanto minha empresa tem para receber e quanto terá para pagar nos próximos dias?

Essa é uma das perguntas mais importantes da gestão financeira.

O fluxo de caixa não serve apenas para mostrar quanto dinheiro existe hoje. Ele também ajuda a visualizar o que poderá acontecer amanhã.

Se você identifica com antecedência que haverá mais pagamentos do que recebimentos, ainda existe tempo para tomar decisões.

Quais números o comerciante deve acompanhar?

Além do controle diário, existem alguns indicadores que merecem atenção durante a semana.

Acompanhe principalmente:

Faturamento | Despesas | Contas a pagar | Contas a receber | Saldo disponível | Fluxo de caixa | Margem de lucro | Estoque

Essas informações ajudam o empresário a entender não apenas quanto está vendendo, mas como está a saúde financeira do negócio.

3 erros comuns na gestão financeira do comércio

Misturar dinheiro pessoal e empresarial

Utilizar a conta da empresa para despesas pessoais dificulta saber quanto o negócio realmente gera de resultado.

Separe as finanças pessoais das empresariais e mantenha as retiradas devidamente registradas.

Administrar olhando apenas o saldo bancário

Ver R$ 20 mil na conta não significa que a empresa possui R$ 20 mil disponíveis.

Parte desse dinheiro pode estar comprometida com fornecedores, salários, impostos e outras despesas.

Organizar tudo somente no final do mês

Depois de várias semanas, pequenos gastos são esquecidos, comprovantes podem ser perdidos e diferenças ficam mais difíceis de identificar.

15 minutos por dia podem evitar horas tentando descobrir no final do mês para onde o dinheiro foi.

Planilha ou sistema de gestão: quando é hora de mudar?

Uma planilha pode funcionar muito bem no início de um negócio.

Mas, conforme a operação cresce, começam a surgir vendas em diferentes meios de pagamento, mais produtos, fornecedores, estoque, funcionários, contas a pagar e recebimentos.

Quando as informações ficam espalhadas entre planilhas, banco, sistema de vendas e anotações, o empresário passa a gastar mais tempo procurando informações do que analisando o negócio.

É nesse momento que um sistema de gestão integrado pode fazer diferença.

Centralizar vendas, estoque, financeiro e relatórios permite que informações geradas diariamente pela empresa sejam utilizadas para tomar decisões com mais rapidez e segurança.

Tecnologia não substitui gestão. Ela facilita a gestão.

Um sistema sozinho não administra uma empresa.

Mas ele pode reduzir tarefas manuais, organizar informações e permitir que o empresário tenha acesso aos números necessários para decidir melhor.

A tecnologia deve trabalhar a favor do negócio  e não criar mais trabalho.

Comece hoje: responda estas 5 perguntas

Antes de encerrar o expediente, reserve 15 minutos e responda:

Quanto vendi hoje?

Quanto gastei hoje?

Quanto efetivamente recebi?

Quanto tenho para pagar?

Quanto tenho para receber?

Se você consegue responder essas cinco perguntas diariamente, já está construindo uma gestão financeira muito mais organizada.

Quer ter mais controle sobre o financeiro do seu comércio?

A Everest Sistemas ajuda empresas a centralizarem informações importantes da operação em um único ambiente, facilitando o acompanhamento de vendas, estoque, financeiro e indicadores do negócio.

Menos tempo procurando informações. Mais tempo para administrar e fazer sua empresa crescer.

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